- WorumUrlaubsanträge, Krankmeldungen und die Monatsmeldung ans Lohnbüro laufen in einem Betrieb mit 10 Mitarbeitenden automatisch, mit Microsoft 365.
- ErsparnisCa. 25 bis 45 Stunden im Jahr (Annahme für den Musterbetrieb).
- KostenEinrichtung ab 590 €, Betreuung ab 29 € im Monat, zzgl. MwSt.
- DatenschutzKeine KI, nur feste Regeln. Die Daten bleiben im Microsoft-365-Konto des Betriebs.
- Beim ChefDie Freigabe von Urlaub und Monatsliste. Die eAU ruft weiter das Lohnbüro ab.
Beispiel · Musterbetrieb mit 10 Mitarbeitenden
Urlaub und Krankmeldungen: vom Zettel zur Monatsmeldung
Urlaubsanträge prüfen, Krankmeldungen weitergeben, am Monatsende alles fürs Lohnbüro zusammenstellen. Hier sehen Sie, wie dieser Ablauf in einem kleinen Betrieb automatisch läuft, was beim Menschen bleibt und was es bringt.
Musterbetrieb, kein Kundenprojekt. Betrieb, Namen und Daten sind erfunden. Zeiten und Beträge sind Annahmen, die Rechnung steht offen weiter unten. Fakten sind mit Quelle verlinkt.
Auf einen Blick
Kurz beantwortet
Ausgangslage
Ein Betrieb, wie es viele gibt
Ein Handwerksbetrieb mit zehn Mitarbeitenden. Die Lohnabrechnung macht das Steuerbüro. Urlaub und Krankheit organisiert der Chef nebenbei, oft am Abend.
- BetriebHandwerk, 10 Mitarbeitende, ein Standort
- ProgrammeMicrosoft 365: Outlook, Excel, Forms
- LohnAbrechnung monatlich beim Steuerbüro
- ZuständigInhaber oder Bürokraft in Teilzeit
Ablauf
Vorher und nachher
Links der übliche Weg ohne Automatisierung (Annahme), rechts derselbe Ablauf eingerichtet mit Microsoft 365. Die Automatisierung läuft je nach Betrieb mit Power Automate oder n8n.
Heute
- Der Urlaubswunsch kommt per Zettel, WhatsApp oder im Vorbeigehen.
- Der Chef schaut am Wandkalender oder in Excel, wer im Zeitraum schon fehlt.
- Die Zusage erfolgt mündlich. Kalender und Resturlaubsliste werden nachgetragen, wenn jemand daran denkt.
- Eine Krankmeldung kommt morgens per Anruf und landet als Notiz auf dem Block.
- Das Lohnbüro erfährt davon per Mail oder erst am Monatsende und ruft dann die Krankmeldung ab.
- Am Monatsende entsteht die Liste fürs Lohnbüro aus Kalender, Zetteln und Gedächtnis. Danach folgen Rückfragen.
Nachher
- Der Antrag kommt über ein Formular, am Handy in einer Minute.
- Feste Regeln werden automatisch geprüft: Wie viele fehlen gleichzeitig? Gibt es Sperrzeiten? Reicht der Resturlaub?
- Der Chef bekommt eine Mail mit allen Angaben und gibt mit einem Klick frei oder lehnt ab.
- Kalender, Resturlaubsliste und Bestätigung an den Mitarbeitenden entstehen automatisch.
- Eine Krankmeldung wird wie gewohnt gemeldet und einmal im Formular eingetragen. Das Lohnbüro bekommt sofort Name und Zeitraum.
- Am Monatsende liegt die Liste mit Urlaub, Krankheit und sonstigen Abwesenheiten fertig vor. Der Chef prüft sie und gibt sie frei.
Was beim Menschen bleibt
Entscheiden statt abtippen
Die Automatisierung trifft keine Entscheidungen über Menschen. Sie sammelt, prüft feste Regeln, erinnert und schreibt Listen.
- UrlaubZusage oder Absage gibt der Chef
- KrankheitMitarbeitende melden sich wie bisher beim Betrieb
- eAUAbruf bei der Krankenkasse über das Lohnprogramm des Lohnbüros
- LohnMonatsliste geht erst nach Freigabe raus
Zur elektronischen Krankmeldung (eAU): Seit 2023 ruft der Arbeitgeber oder sein Lohnbüro die Arbeitsunfähigkeit elektronisch bei der Krankenkasse ab, für jeden Fall einzeln. Auslöser bleibt die Meldung des Mitarbeitenden. Quellen: BDA, FAQ zur eAU (PDF), Taylor Wessing, eAU (PDF).
Datenschutz
Krankheitsdaten sind Gesundheitsdaten
Für Gesundheitsdaten gelten nach Art. 9 DSGVO besonders strenge Regeln. Deshalb ist dieser Ablauf bewusst schlicht gebaut.
- Keine KINur feste Regeln, keine Texterkennung, kein Sprachmodell
- SparsamNur Name, Zeitraum und Art der Abwesenheit, keine Diagnose
- OrtListen und Kalender im Microsoft-365-Konto des Betriebs
- ZugriffChef und Lohnbüro, Löschfristen werden festgelegt
Rechnung · Annahmen
Was bringt das?
Rechenbeispiel für den Musterbetrieb. Alle Zeiten sind Annahmen, keine Messwerte. In Ihrem Betrieb kann es mehr oder weniger sein.
| Tätigkeit | Heute | Nachher |
|---|---|---|
| 80 Urlaubsanträge | 13 Std. | 3 Std. |
| 20 Krankmeldungen ans Lohnbüro | 5 Std. | 1 Std. |
| 12 Monatsmeldungen | 15 Std. | 3 Std. |
| Rückfragen, Korrekturen | 9 Std. | 3 Std. |
| Jahresplanung, Resturlaub | 4 Std. | 1 Std. |
| Summe | ca. 46 Std. | ca. 11 Std. |
Ersparnis: ca. 25 bis 45 Stunden im Jahr (Annahme, Bereich statt Punktwert).
- BürokraftKauffrau/Kaufmann für Büromanagement in Baden-Württemberg: je nach Quelle ca. 2.500 bis 4.000 € brutto im Monat (jobvector, gehaltsvergleich.com)
- NebenkostenArbeitgeberanteil Sozialversicherung rund 21 % (TK), mit Umlagen angesetzt: 23 % (Annahme)
- Stundensatzbei ca. 1.650 Arbeitsstunden im Jahr (Annahme): ca. 22 bis 36 € je Stunde
- Wertca. 550 bis 1.600 € im Jahr. Macht es der Inhaber selbst und Sie setzen 60 € je Stunde an: ca. 1.500 bis 2.700 €
- KostenStandardablauf einrichten ab 590 € einmalig, Betreuung ab 29 € im Monat. Erstes Jahr ab 938 €, danach ab 348 € im Jahr, zzgl. MwSt. Microsoft 365 ist vorhanden (Annahme).
Stunden zurückholen, nicht Stellen sparen
Rund 35 Stunden im Jahr sind etwa 2 % einer Vollzeitstelle. Eine Bürokraft ersetzt dieser Ablauf nicht, er nimmt ihr oder Ihnen eine lästige Pflicht ab. Spürbar mehr Luft entsteht, wenn mehrere Abläufe zusammenkommen. Dazu kommt, was sich schwer in Euro fassen lässt: weniger Rückfragen vom Lohnbüro, eine vollständige Liste und der Resturlaub jederzeit sichtbar.
Vor dem Start klären
Was rechtlich zu prüfen ist
Ich bin kein Rechtsanwalt. Diese Punkte kläre ich mit Ihnen und, wo nötig, mit Ihrem Steuerbüro oder Ihrer Rechtsberatung, bevor der Ablauf startet.
- ResturlaubHinweise an Mitarbeitende auf verfallenden Urlaub: Form und Zeitpunkt prüfen
- BetriebsratFalls vorhanden: Mitbestimmung bei Urlaubsgrundsätzen und technischen Einrichtungen
- DatenLöschfristen, Zugriffsrechte, Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Dienstleistern
Passt das zu Ihrem Betrieb?
Im Erstgespräch rechne ich Ihren Fall durch
30 Minuten am Telefon oder per Video, kostenlos. Danach wissen Sie, ob sich dieser Ablauf bei Ihnen lohnt und was er kostet.
Matthias Pflügner, Diamazin GmbH, Ludwigsburger Str. 10, 71254 Ditzingen
Telefon 07152 5699203 · info@diamazin.de · diamazin.de