Beispiele · Büroalltag im kleinen Betrieb
Was sich im Büro automatisieren lässt
Die Aufgaben, die sonst eine Sekretärin, die Bürokraft oder der Chef am Abend erledigt. Bei jedem Beispiel steht, wie ich es angehen würde: mit festen Regeln, mit einem KI-Entwurf, den Sie prüfen, oder ob es beim Menschen bleibt.
Nach Bereichen
Beispiele aus dem Büroalltag
Feste Regeln eignen sich für alles, was immer gleich abläuft. KI hilft bei Texten und beim Auslesen von Dokumenten, das Ergebnis prüfen Sie. Entscheidungen über Menschen und Geld bleiben bei Ihnen.
Personal
Urlaubsplanung
Anträge per Formular, Prüfung auf Überschneidungen und Sperrzeiten, Freigabe per Klick, Kalender und Resturlaub aktuell.
Feste Regeln · ausgearbeitetes BeispielKrankmeldungen ans Lohnbüro
Einmal eintragen, das Lohnbüro bekommt Name und Zeitraum für den eAU-Abruf, nichts geht verloren.
Feste Regeln, keine KI · ausgearbeitetes BeispielArbeitszeiten für die Lohnabrechnung
Stunden aus Zeiterfassung oder Stundenzetteln werden gesammelt, Überstunden markiert und als Monatsliste aufbereitet.
Feste RegelnBewerbungen bestätigen und sichten
Eingangsbestätigung sofort, Unterlagen in einer Übersicht, Terminvorschläge fürs Gespräch.
Feste Regeln · Auswahl trifft der MenschNeue Mitarbeitende einarbeiten
Checkliste mit Unterlagen, Zugängen, Unterweisungen und Arbeitskleidung, mit Erinnerung an die Zuständigen.
Feste RegelnFristen im Personal
Ende der Probezeit, befristete Verträge, wiederkehrende Unterweisungen, Jubiläen: rechtzeitig erinnert.
Feste Regeln
Kommunikation
Anfragen sortieren
E-Mails und Website-Formular landen in einer Liste, mit Dringlichkeit und Antwortentwurf.
KI-Entwurf, Sie prüfen · Demo auf der StartseitePostfach verteilen
Rechnungen an die Buchhaltung, Bewerbungen an den Chef, Werbung in den Ordner: nach Absender und Inhalt.
Feste Regeln, bei Bedarf KIStandardfragen beantworten
Öffnungszeiten, Unterlagen, Anfahrt, Preisrahmen: Antwortentwurf aus Ihren eigenen Texten.
KI-Entwurf, Sie prüfenRückrufnotizen
Wer hat angerufen, worum geht es, wer ruft zurück: als Eintrag mit Erinnerung statt Zettel am Monitor.
Feste RegelnBriefe und Rundschreiben
Serienbriefe an Kunden, Infos an Mitarbeitende, Preisanpassungen: aus Vorlage und Adressliste.
Feste Regeln, Text mit KI-Entwurf
Termine
Termine bestätigen und erinnern
Online buchen, Erinnerung vorab, frei gewordene Termine über eine Warteliste neu vergeben.
Feste Regeln · Demo auf der StartseiteBesprechungen nachbereiten
Aus Stichpunkten wird ein Protokoll mit Aufgaben, Zuständigen und Terminen.
KI-Entwurf, Sie prüfenFahrzeuge, Räume und Geräte buchen
Eine gemeinsame Belegung statt Zuruf, mit Hinweis auf Doppelbuchungen.
Feste RegelnWartung und Prüftermine
TÜV, UVV, Wartung von Maschinen und Feuerlöschern: Erinnerung mit Vorlauf an die Zuständigen.
Feste Regeln
Daten
Daten aus PDFs und Formularen auslesen
Bestellungen, Lieferabrufe, Aufmaße oder Anträge: Die Angaben landen in Ihrer Liste statt abgetippt zu werden.
KI liest aus, Sie prüfen AbweichungenDaten zwischen Programmen übertragen
Vom Shop in die Buchhaltung, von Excel in die Warenwirtschaft, vom Formular in den Kalender.
Feste RegelnKunden- und Lieferantendaten pflegen
Doppelte Einträge finden, Adressen vereinheitlichen, fehlende Angaben anfragen.
Feste Regeln, bei Bedarf KIListen abgleichen
Bestellung, Lieferschein und Rechnung nebeneinander, Abweichungen markiert.
Feste RegelnMonatsübersichten
Umsatz, offene Angebote, Auslastung: eine Übersicht zum Monatsersten statt Zusammensuchen.
Feste Regeln
Rechnungen
Belege für den Steuerberater
Eingangsrechnungen erkannt, sinnvoll benannt und im Ordner für das Steuerbüro abgelegt.
KI liest aus, feste Ablage · Demo auf der StartseiteAusgangsrechnungen schreiben
Aus Auftrag, Stunden und Material wird die Rechnung, im eigenen Layout.
Feste RegelnZahlungseingänge und Mahnungen
Offene Posten mit dem Konto abgleichen, Zahlungserinnerung als Entwurf zur Freigabe.
Feste Regeln · Versand nach FreigabeBelege sammeln
Tankquittungen und Kassenbelege per Handyfoto, monatlich gebündelt fürs Steuerbüro.
Feste Regeln, KI liest aus
Angebote und Aufträge
Angebote schreiben
Aus Stichpunkten und Ihrer Preisliste entsteht ein Angebotsentwurf.
KI-Entwurf, Sie prüfen · Demo auf der StartseiteBei offenen Angeboten nachfassen
Nach einer festen Frist eine freundliche Nachfrage als Entwurf, damit kein Angebot liegen bleibt.
Feste Regeln, Text mit KI-EntwurfAuftragsbestätigungen und Lieferscheine
Aus dem angenommenen Angebot werden Bestätigung und Lieferschein, ohne Abtippen.
Feste Regeln
Ablage und Fristen
Dokumente benennen und ablegen
Einheitliche Dateinamen und Ordner, damit Sie Unterlagen in Sekunden wiederfinden.
Feste Regeln, KI erkennt die ArtVerträge und Versicherungen
Kündigungsfristen, Laufzeiten und Beitragsanpassungen im Blick, mit Erinnerung vorab.
Feste RegelnZertifikate und Nachweise
Fachkunde, Schulungen, Präqualifikation: Ablaufdaten gesammelt und rechtzeitig gemeldet.
Feste Regeln
Einkauf und Lager
Wareneingang buchen
Foto vom Lieferschein, Abgleich mit der Bestellung, Buchung im Bestand.
KI liest aus, Sie prüfen Abweichungen · Demo auf der StartseiteVerbrauchsmaterial nachbestellen
Bei Mindestbestand eine Bestellung als Entwurf an den gewohnten Lieferanten.
Feste Regeln · Bestellung nach FreigabePreise vergleichen
Angebote mehrerer Lieferanten in einer Tabelle nebeneinander.
KI liest aus, Sie entscheiden
Außendarstellung
Website aktuell halten
Aus Stichpunkten werden Texte für Website und Google-Profil, im eigenen Ton.
KI-Entwurf, Sie geben frei · Demo auf der StartseiteGoogle-Bewertungen beantworten
Antwortentwurf auf jede neue Bewertung, sachlich und freundlich.
KI-Entwurf, Sie geben freiBeiträge und Newsletter
Aus Baustellenfotos und Stichpunkten ein Beitrag für soziale Medien oder den Kundenbrief.
KI-Entwurf, Sie geben frei
Welche Beispiele sich in Ihrem Betrieb lohnen, hängt von Menge und Programmen ab. Das kläre ich im Erstgespräch oder im KI-Check.
Ihr Ablauf ist nicht dabei?
Erzählen Sie mir, was Sie aufhält
Im kostenlosen Erstgespräch schaue ich mit Ihnen auf den Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Standardabläufe aus dieser Liste richte ich ab 590 € ein.